مساعد شخصى
المساعد الشخصي ، اللى يُشار ليه كمان باسم المساعد الشخصي ( PA ) أو السكرتير الشخصي ( PS )، هو عنوان وظيفى يصف الشخص اللى يساعد شخص معين فى أعماله اليومية أو مهمته الشخصية.[1] مساعد شخصى تخصص فرعى من الواجبات السكرتارية .
| ||||
|---|---|---|---|---|
  | ||||
تعديل مصدري - تعديل  | ||||
واجبات و مسؤوليات و وظايف
تعديلالمساعد يساعد فى إدارة الوقت والإدارة اليومية والاجتماعات والمراسلات وتدوين الملاحظات. ممكن أن يكون دور المساعد الشخصى متنوع، زى الرد على المكالمات التيليفون ية، وتدوين الملاحظات، وجدولة الاجتماعات، و إرسال رسايل البريد الإلكتروني، والرسايل النصية، وما لذلك. فى سياقات العمل أو الشخصية، المساعدون هم أشخاص يقدمون خدمات تخفف عن صاحب العمل ضغوط المهام المرتبطة بإدارة الحياة الشخصية و/أو العملية. إنهم يساعدون فى مجموعة متنوعة من مهام إدارة الحياة، بما فيها تنفيذ المهمات، وترتيب السفر (على سبيل المثال، خدمات وكلاء السفر زى شراء تذاكر الطيران، وحجز غرف الفنادق وعربيات الإيجار، وترتيب الأنشطة، فضل عن التعامل مع خدمات اكتر محلية زى التوصية بطريق مختلف للعمل بناء على ظروف الطريق أو السفر)، والتمويل (دفع الفواتير، وشراء وبيع الأسهم)، والتسوق (تخطيط الوجبات، وتذكر المناسبات الخاصة زى أعياد الميلاد).
فى الغالب ما يعمل المساعد كنقطة الاتصال الأولى للمدير مع الأشخاص من جوه وخارج المنظمة. وده يعنى أن مهامه ومهاراته ممكن فى كثير من الأحيان تقسيمها لمجالين: المهارات التقنية، والمهارات الشخصية.
- تصميم وصيانة أنظمة المكاتب، بما فيها إدارة البيانات والأرشفة؛
- ترتيب السفر والتأشيرات والإقامة، وفى بعض الأحيان السفر مع المدير لتدوين الملاحظات أو الإملاء فى الاجتماعات أو لتقديم المساعدة العامة وقت العروض التقديمية؛
- فحص المكالمات التيليفون ية والاستفسارات والطلبات، والتعامل معاها عند الاقتضاء؛
- اللقاء والترحيب بالزوار على كافة مستويات الأقدمية؛
- تنظيم وصيانة اليوميات وتحديد المواعيد؛
- التعامل مع رسايل البريد الإلكترونى والفاكسات والبريد الوارد، وفى الغالب ما يتم المراسلة نيابة عن المدير؛
- أخذ الإملاء والمحاضر؛
- إجراء البحوث الخلفية وتقديم النتائج؛
- إنتاج الوثائق و أوراق الإحاطة و التقارير و العروض التقديمية؛
- تنظيم الاجتماعات وحضورها والتأكد من استعداد المدير كويس للاجتماعات؛
- التواصل مع العملاء والموردين والموظفين التانيين.
بالإضافة لدعم المديرين وفريقهم و أقسامهم، كتير من المساعدين الشخصيين عندهم كمان عمل و مسؤوليات شخصية خاصة بهم. ممكن يكون نطاق دور المساعد الشخصى واسع و تتضمن المهام الإضافية ما يلي:
- تنفيذ مشاريع و أبحاث محددة؛
- المسئولية عن الحسابات والميزانيات؛
- تحمل بعض مسؤوليات المدير و العمل بشكل أوثق مع الإدارة؛
- -النيابة عن المدير و اتخاذ القرارات و تفويض العمل للتانيين فى غياب المدير؛
- المشاركة فى عمليات صنع القرار.
شوف كمان
تعديلمصادر
تعديل- ↑ "Chronemics in Communication". Archived from the original on 2023-10-20. Retrieved 2023-10-07.